GDPR EN PROBUS:  Wat moet je weten?

De Europese en de Belgische wetgeving organiseren de bescherming van de persoonsgegevens die bij ondernemingen en verenigingen worden verzameld. Deze problematiek is actueel geworden door het veelvuldig gebruik van digitalisering bij het verzamelen van gegevens. Probus is een vereniging en ieder lid heeft persoonsgegevens meegedeeld: Naam, voornaam, adres, telefoon, e-mailadres, geboortedatum etc. Iedere Probusclub bezit dus persoonsgegevens waarop de wetgeving (de GDPR) van toepassing is.

De wetgever wil verzamelingen van persoonsgegevens afschermen. Enkel wat nodig is mag verzameld worden en de verzameling van de gegevens (data) staat enkel ter beschikking van de vereniging in de mate de vereniging die gegevens nodig heeft. De data mogen dus niet gebruikt worden voor andere doeleinden zoals mailings van commerciële aard of zelfs van caritatieve instellingen. Zo kan de sponsor van een vereniging geen gevoelige data verkrijgen zoals adressen (gevaar van de tsunami van mails). Als de leden iets van de sponsor nodig hebben zullen ze zelf contact moeten nemen. Als de sponsor zich tot de leden van de vereniging wil wenden zal hij geen listing kunnen krijgen en gebruiken en moet hij zich tot de vereniging in zijn geheel en niet tot de individuele leden wenden.

Dit is al een verregaande bescherming. Maar de regelgeving is nog strakker. Persoonsgegevens mogen niet verzameld worden zonder toestemming van de betrokkenen. Wie lid is of wordt van een vereniging zal een aantal persoonsgegevens moeten bezorgen maar zal ook moeten toestemmen in de bewaring van deze gegevens door de vereniging. Vermits een vereniging niet kan werken zonder zijn leden te kennen en de contactgegevens van de leden te bezitten is deze toestemming dus als het ware noodzakelijk om lid te worden of te blijven van de vereniging. Bij weigering van mededeling en van toestemming met de bewaring en het doelmatig gebruik van de gegevens van een persoon maakt het betrokken lid zijn lidmaatschap onmogelijk: hij of zij sluit zichzelf uit.

Wat betekent dit nu concreet voor het lidmaatschap van Probus:

• Ieder lid stemt toe in de bewaring van de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de werking van Probus
• De listings van de persoonsgegevens is louter intern en kan en mag niet rechtstreeks of onrechtstreeks (via publicatie) ter beschikking gesteld worden van derden, zelfs niet wanneer deze commerciële of andere banden hebben met de vereniging
• De persoonsgegevens van een lid moeten verwijderd worden bij het einde van het lidmaatschap
• De persoonsgegevens mogen ook niet zichtbaar zijn op een openbare website.
• Indien de persoonsgegevens digitaal verwerkt worden en opgenomen zijn in een website kan deze enkel maar toegankelijk zijn voor leden mits een paswoord (een slot op de deur) en zijn de leden die de website raadplegen gehouden tot discretie.

Wat kan nog wel: een snuitenboekje kan nog gedrukt worden maar kan enkel ter beschikking gesteld worden van de leden. De toestemming van een lid in de verzameling en bewaring van gegevens impliceert de toestemming om in dit boekje op de gebruikelijke wijze opgenomen te worden

De website mag blijven bestaan maar wordt beperkt qua inhoud tot uitnodigingen, verslagen en reportages.